Redefinirea Proceselor de Afaceri la Lafarge Ciment

Proiectul CROSS s-a născut din necesitatea de a obţine o aliniere cât mai bună între activităţile de producţie, de stocare, de vănzare și de livrare după o perioadă de restructurare ce a urmat privatizării companiei în anul 1997. Obiectivul global al proiectului a fost să îmbunătăţească serviciile oferite clienţilor companiei printr-o organizare mai eficientă a tuturor proceselor şi activităţilor legate de domeniul comercial.

În Iulie 2002 a fost construită o echipă de proiect care a inclus şi un consultant din partea ROSS Consultants. Contribuţia sa a constat în: managementul proiectului (introducerea şi aplicarea activă a unei metodologii de conducere a proiectelor), auditul organizaţional (identificarea stadiului curent al proceselor şi a modului de desfășurare a activităţilor), redefinirea proceselor şi activităţilor, restructurare (redefinirea structurii organizatorice, a rolurilor şi responsabilităţilor participanţilor la procesul de vânzare-livrare), dezvoltarea şi implementarea soluţiilor proiectului, comunicarea internă şi externă (pregătirea, comunicarea şi prezentarea documentelor de proiect şi a rezultatelor acestuia).

Prima etapă a proiectului a constat dintr-un audit organizaţional care s-a concentrat pe partea finală a lanţului de livrare (de la comenzile clienţilor mergînd înapoi la încărcarea şi livrarea produselor, managementul stocurilor şi producţia). Scopul acestui audit a fost de a identifica punctele tari şi slăbiciunile din cadul proceselor desfăşurate în această zonă şi de a înţelege problemele şi constrângerile care afectau performanţa organizaţiei.

A doua etapă a constat în dezvoltarea de soluţii dedicate rezolvării problemelor identificate anterior şi îmbunătăţirii modului în care diversele departamente şi echipe din cadrul organizaţiei lucrau împreună şi contribuiau la furnizarea serviciilor către clienţi. Aceste soluţii au fost prezentate şi discutate cu managementul companiei, iar validitatea lor a fost testată înainte de implementare.

În a treia etapă s-a realizat o implementare pilot a soluţiilor proiectului într-una dintre locaţiile companiei. Pe parcursul acestei perioade echipa de proiect a avut ocazia să testeze încă o dată propunerile sale de schimbare şi să facă corecţii şi ajustări acolo unde a fost cazul. Implementarea pilot a fost urmată de introducerea soluţiilor proiectului în celelalte două locaţii ale companiei.

Etapa a patra a reprezentat începerea exploatării reale a soluţiilor proiectului. În cadrul acestei etape echipa de proiect a predate noile soluţii către personalul implicat direct în activităţile companiei şi în acest fel organizaţia a preluat responsabilitatea de a utiliza noile procese, activităţi, structuri, metode, instrumente şi a noilor roluri şi relaţii care au fost introduse de către proiect.

Cele mai importante aspecte ale proiectului au fost:

• o abordare structurată a managementului proiectului ce a inclus definirea scopului proiectului, a obiectivelor şi termenelor, realizarea unui plan de proiect, realizarea unei documentaţii a proiectului, comunicarea periodică a stadiului proiectului şi a rezultatelor sale;
• structura proiectului ce a inclus o echipă de bază, o echipă extinsă, un număr de echipe de experţi şi un comitet de pilotaj. Aceasta a permis delegarea sarcinilor şi activităţilor proiectului şi comunicarea dintre diverşii participanţi la proiect;
• implicarea constantă a angajaţilor companiei în toate etapele proiectului, buna comunicare şi cooperare dintre echipa de proiect şi membrii organizaţiei;
• alinierea proiectului la alte proiecte şi iniţiative interne. Compania a realizat sinergii importante între diferitele proiecte abordate în aceeaşi perioadă de timp şi acest lucru a condus la realizarea de economii de timp, îmbunătăţirea calităţii deciziilor, susţinerea mutuală a soluţiilor şi furnizarea mai rapidă a rezultatelor;
• proiectul a fost un succes, soluţiile sale au fost acceptate de către organizaţie şi multe dintre ele au fost considerate ca puncte de plecare pentru proiecte ulterioare.