Selecția unui Sistem ERP la Sicomed

În anul 2000 SICOMED SA era cel mai important producător din industria farmaceutică românească şi una dintre cele mai importante companii de pe piaţa medicamentelor din România. Procesul de privatizare al companiei tocmai fusese finalizat şi foarte curând după aceea noua echipă de conducere a realizat necesitatea de a deţine un sistem informatic mai bun care să fie capabil să sprijine planurile strategice de modernizare şi de îmbunătăţire a performanţei companiei.

În luna Septembrie a aceluiaşi an a fost asamblată o echipă de proiect care să facă o recomandare asupra celei mai potrivite soluţii ERP (Enterprise Resource Planning) în măsură să acopere cele mai importante cerinţe de informare din cadrul companiei şi să sprijine procesele acesteia într-un mod adecvat. Un consultant din partea ROSS Consultants s-a alăturat acestei echipe şi la puţin timp după aceea a fost desemnat să conducă activităţile acesteia şi să coordoneze toate aspectele proiectului.

Obiectivul proiectului a fost de a propune cea mai potrivită soluţie ERP capabilă să acopere cerinţele informaţionale strategice şi operaţionale ale companiei şi de asemenea să identifice cel mai bun furnizor care să implementeze această soluţie.

Prima etapă a proiectului a constat în colectarea de informaţii despre necesităţile curente şi viitoare de procesare a informaţiilor din cadrul celor mai importante departamente ale companiei: Vânzări şi Distribuţie, Marketing, Aprovizionare, Producţie, Financiar. Primul rezultat al acestei etape a constat în realizarea unei liste de 327 de cerinţe specifice care a fost confruntată cu viziunea şi aşteptările echipei de conducere referitoare la viitorul mod de abordare a afacerii. Al doilea rezultat a fost modelarea proceselor companiei prin prisma acestei noi viziuni.

A doua etapă a constat în comunicarea listei de cerinţe către un grup de furnizori de soluţii informatice, colectarea răspunsurilor lor privitoare la gradul de acoperie a cerinţelor de către soluţiile promovate de către aceştia şi compararea facilităţilor soluţiilor ERP cu lista iniţială de cerinţe. Rezultatul acestei etape a fost definirea unei liste scurte de soluţii şi companii furnizoare care au fost reţinute pentru investigaţii ulterioare.

A treia etapa a fost reprezentată de investigarea detaliată a soluţiilor selectate prin organizarea unor prezentări de produs, a unor discuţii detaliate şi a unor studii de caz. Întrebarea principală din cadrul acestei investigaţii a fost cât de bine acoperă o anumită soluţie necesităţile de informaţii ale companiei şi cât de bine sprijină această soluţie procesele organizaţiei. În timpul acestei etape s-a realizat şi o investigare a capacităţii furnizorilor de a susţine implementarea soluţiei promovate de fiecare dintre ei.

Etapa a patra a constat în elaborarea şi prezentarea unei recomandări finale către managementul companiei referitoare la cea mai potrivită soluţie ERP ţinînd cont de funcţionalitatea acesteia, de capacitatea de implementare a furnizorului, de costurile implicate şi de riscurile interne ale companiei în legătură cu implementarea fiecărei soluţii. Pe parcursul acestei etape au fost realizate mai multe runde de discuţii şi negocieri cu furnizorii pentru a clarifica şi înţelege mai bine propunerile lor.

Cele mai importante aspecte ale acestui proiect au fost:

• selecţia soluţiei ERP s-a realizat în baza unei investigaţii detaliate desfăşurată atât intern cât şi extern. Acest lucru a ajutat compania să-şi clarifice nevoile şi aşteptările referitoare la un asemena produs şi să înţeleagă oferta existentă;
• decizia de a achiziţiona un produs sau altul s-a bazat pe cunoaşterea adecvată a principalelor soluţii existente pe piaţă. Managementul companiei a deţinut informaţiile relevante referitoare la punctele tari şi slabe ale fiecărei soluţii investigate în comparaţie cu cerinţele specifice ale organizaţiei;
• rezultatele muncii desfăşurate pe durata acestui proiect au fost utilizate în cadrul procesului de implementare a soluţiei ERP ce a fost selectată în final. În paralel cu acest proiect compania a fost capabilă să iniţieze schimbările dorite şi să se pregătească pentru viitoarea implementare a soluţiei;
• implementarea soluţiei ERP alese în urma recomandărilor echipei de proiect a fost un succes, probând încă o dată corectitudinea abordării din cadrul proiectului de selecţie.